Supporto

Oltre alla pagina di documentazione dove trovi le informazioni generali, in questa pagina sono elencate le domande piu frequenti e le relative risposte. Clicca sulla lente d'ingrandimento per visualizzare la risposta.

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Gestione degli Eventi:

Come si Gestiscono le Compensazioni?
Un socio che non partecipasse ad un evento del proprio Club va a compensare tale assenza se, nell'anno sociale in corso, partecipa ad un evento Distrettuale, un evento di un altro Club o ad un Service. Per gestire le compensazioni in ClubCommunicator si deve operare come segue:

  1. In "Gestione Eventi" > "Esterni" occorre creare un evento in data corrispondente a quella dell'evento esterno a cui il Socio ha partecipato. (Si raccomanda di NON mettere la spunta sull'ultima riga "Crea come evento passato interno")
  2. In "Presenze Eventi" > "Eventi Esterni" si va poi ad indicare quali Soci del Club hanno partecipato a tale evento esterno
Come e Perché Creare un Evento Passato Interno?
L'utilià degli "Eventi Passati Interni" sta nella possibilità dei eseguire Conguagli Contabili.
Se ad esempio gli ospiti pagassero più dei Soci una Conviviale, si inserirà il Costo per i Soci nell'Evento Originale, una volta passata la data dell'evento di consiglia di creare un Evento Passato Interno inserendo come costo la differenza da addebitare al Socio per ogni Ospite.

Se si desidera Creare un Evento Passato Interno:
  1. In "Gestione Eventi" > "Esterni" > Si inseriscono i dati dell'evento in questione, nel costo si consiglia di inserire la differenza di prezzo tra il Socio e l'Ospite
  2. Spuntare nell'ultima riga della mascherina la sezione "Crea come Evento Passato Interno", per salvare l'operazione premere il Bottone "Inserisci"
Come si può Modificare un Evento già Inviato?
Nel caso sia necessario modificare titolo, luogo o descrizione di un evento già inviato occorre procedere come segue:
  1. In "Gestione Eventi" > "Pianificati" si seleziona dal menù a tendina l'evento da modificare e si mette la spunta sull'ultima riga: "Modifica per poi reinviare". Premendo poi il pulsante aggiorna, l'evento verrà rimosso dagli eventi pianificati e riportato tra gli eventi in bozza
  2. In "Gestione Eventi" > "Bozze" si seleziona l'evento da modificare e si apportano le modifiche necessarie. Si suggerisce di indicare nella descrizione quali modifiche sono state apportate e perchè.
  3. In "Invio Eventi" si provvede al nuovo invio dell'evento corretto.
    4. Da notare che le prenotazioni già effettuate in precedenza non vengono perse. Per questa ragione non è possibile cambiare giorno e ora dell'evento da modificare.
Come si può Eliminare un Evento?
Se l'evento si trova ancora nelle Bozze, è possibile eliminarlo con il bottone "Cancella" posto in fondo alla pagina.
Nel caso invece l'evento fosse già stato inviato occorre procedere come segue:
  1. In "Gestione Eventi" > "Pianificati" si seleziona dal menù a tendina l'evento da eliminare > nell'ultima riga della mascherina spuntare la voce "Modifica per poi reinviare" > Premere il pulsante "Aggiorna"
  2. L'evento ora si troverà in "Bozze", non è possibile eliminarlo manualmente, ma una volta passata la data sarà eliminato automaticamente
Come si Gestiscono gli Eventi Complessi?
Per complesso si intende un evento che ha più stadi a cui i soci possono partecipare o meno. Ad esempio qualsiasi evento fuori sede: se si organizza una Conviviale Interclub e il pullman per andarci, alcuni soci potranno decidere di non prendere il Pullman ma di partecipare alla Conviviale:
  1. Si deve creare un Evento Pullman, si consiglia di controllare sempre che questo non venga inserito nel calcolo delle Assiduità levando la spunta dall'apposita casella "Includi evento nei calcoli delle statistiche"
  2. Successivamente si andrà a creare un secondo Evento Conviviale, in cui saranno gestite le presenze all'Evento vero e proprio
In questo modo le prenotazioni del Pullman e della Conviviale saranno gestite separatamente in modo semplice e intuitivo.

Gestione dei Soci:

Come si può Riammettere un Ex-Socio?
  1. In "Gestione Soci" > "Inserimento Socio" > Selezionare nella prima Mascherina "Riammissione di un Ex Socio"
Si raccomanda l'utilizzo dello Stesso ID Rotary del Socio.
Come si Elimina il profilo di un Socio?
Se un socio esce dal Club resterà comunque nello storico del Club, per questo motivo c'è la possibilità di "Terminare i Soci", facendo così se un domani dovessero rientrare nel Club basterà riammeterli. Per terminare un socio:
  1. In "Gestione Soci" > "Modifica Socio" > Compilare la Sezione "Data/Motivo Cessazione" presente nella prima Mascherina > Premere il pulsante "Aggiorna"
Come rendere amministratori gli incaricati del nuovo Staff?
Il nuovo membro dello Staff che necessita di essere reso amministratore
  1. In "Gestione Soci" > Si Ricerca con il Menù a Tendina il Nome del Socio da rendere Amministratore > Nell'ultima riga della prima Mascherina spuntare la casella di "Amministratore di Sistema"
  2. In caso contrario, se si volesse levare dagli amministratori un Socio, si dovranno eseguire gli stessi passaggi, levando quindi la spunta dalla Casellina "Amministratore di Sistema"

Comunicazioni

Come Inserire le Immagini nelle Comunicazioni?
Per inserire un'immagine nelle Comunicazioni:
  1. Trovare l'immagine su Internet > Copiarne il Link
  2. Selezionare l'icona "Aggiungi/Modifica Immagine"
  3. Ultimato questo passaggio, si aprirà una mascherina che consente l'inserimento dell'immagine. Nella sezione "Fonte" si Incolla il link precedentemente copiato.
    Per confermare l'operazione è necessario premere il Bottone "Ok" posto infondo alla mascherina.
  4. Per modificare la dimensione della foto nella comunicazione spostando i quadrati bianchi che si formano agli angoli dell'immagine.
Come Inserire gli Allegati nelle Comunicazioni?

Nelle Comunicazioni c'è la possibilità di inserire un solo allegato, di dimensioni massime di 3,5 Mb. Questo perchè se ne sconsiglia l'utilizzo, può capitare infatti che un socio che riceve una comunicazione su un dispositivo mobile possa non avere la disponibilità sul device di aprirli, se questo accadesse si perderebbe totalmente l'efficacia della comunicazione.
Per inserire un allegato:
  1. Premere il pulsante "Scegli file"
  2. Selezionare il file che si desidera allegare > Selezionare a chi si vuole inviare la comunicazione > Premere il pulsante "Invia"
Come Indire le riunioni del Consiglio Direttivo
Per Indire una Riunione del Consigio Direttivo si consiglia l'utilizzo delle comunicazioni:
  1. Inserire i dettagli della riunione nel testo della Comunicazione
  2. Selezionare la voce "Invia la Comunicazione ai soli soci in Organigramma"
Come Creare e Inviare i Verbali del Consiglio Direttivo
Si consiglia l'utilizzo dell'Archivio delle Comunicazioni come Storico di tutti i verbali esistenti del consiglio direttivo. Inviando dopo ogni Riunione il verbale ottenuto si ha sempre a disposizione in qualsiasi momento ciò che è stato deciso, inoltre con la Barra di Ricerca situata nell'Archivio si trova velocemente ciò che si cerca.
Ogni Comunicazione mandata infatti si trova:
  1. In "Comunicazioni" > "Archivio Comunicazioni"

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